Der Begriff Reporting wird oftmals synonym für den Begriff Berichtswesen verwendet. Grundsätzlich unterstützen die Berichte auf allen Ebenen die strategische und operative Unternehmensführung. Das Einkaufsreporting hat die Aufgabe, alle relevanten Informationen für den jeweiligen Einkaufsreporting-Kunden (Einkaufsleiter, Geschäftsführung, Materialgruppenmanager) zur Verfügung zu stellen. Wichtig ist, dass lediglich objektive Wertungen berichtet und subjektive außen vor gelassen werden. Gerade im Bereich Einkaufscontrolling ist es eine besondere Herausforderung, ein Einkaufsreporting aufzubauen, da verschiedene Begriffe mit unterschiedlichen Inhalten belegt sind. Ein einfaches Beispiel ist hier der Begriff Einkaufsvolumen. In einigen Unternehmen wird das Bestellvolumen und in anderen das Rechnungsvolumen als Einkaufsvolumen bezeichnet. (Hier gibt es noch weitere Ausprägungen, die hier nicht näher beschrieben werden sollen.)
Wichtig ist, Begriffe einmal fest zu definieren bzw. ein einheitliches Glossar festzulegen, um so den sprichwörtlichen Vergleich von Äpfeln mit Birnen zu vermeiden. Der Einsatz eines Einkaufsinformationssystems kann hier helfen, indem Berichte automatisiert und einheitlich periodisch erhoben werden.
Inhalte eines Reportings: Siehe Einkaufskennzahlen