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Ein Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung zwischen juristischen oder natürlichen Personen, die zum Beispiel eine Zusammenarbeit, ein Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis oder ein Verkäufer-Käufer-Verhältnis betreffen. Üblicherweise werden Rahmenverträge vereinbart, um zwar grundsätzliche Aspekte der Zusammenarbeit zu regeln, jedoch weiterhin Freiraum für konkrete Einzelfälle zu behalten. Beispielhaft könnte in einem Rahmenvertrag (Rahmenliefervertrag) die Menge und ein Zeitrahmen für die Abnahme eines Produktes vereinbart werden. Die vereinbarte Menge wird dann innerhalb des Zeitrahmens in Losgrößen abgerufen. Für Käufer haben Rahmenverträge den Vorteil, dass durch die Abnahme größerer Mengen im Normalfall ein niedrigerer Preis erzielt werden kann und die Produkte einfach abgerufen werden können. Dem Verkäufer bieten Rahmenverträge Sicherheit beim Absatz und der Produktionsplanung. (Quelle: Wikipedia)

Mit dieser Kennzahl kann ein Einkaufscontroller aufzeigen, welche Umfänge tatsächlich über Kontrakte abgedeckt sind beziehungsweise welche Kontrakte unzureichend genutzt werden. Dabei wird nicht selten der eigentliche Vertrag umgangen und mit einer Vielzahl an teuren Einzelbestellungen operiert. Auf Basis einer vergleichenden Analyse der tatsächlichen fakturierten Preise mit den im Vertrag festgelegten Preisen kann eine mögliche Kontraktumgehung aufgedeckt werden.

Die Praxis zeigt, dass sich Kontraktnutzungsquoten in kurzer Zeit beträchtlich steigern lassen, wenn konsequent das Anlegen von Mengen- und Wertkontrakten und die Bestellung durch Abrufe daraus vorangetrieben werden. In letzter Zeit hat sich gerade diese Einkaufskennzahl – bei Bedarf strukturiert nach Einkaufsgruppen und Warengruppen – als eine der wesentlichen Größen der Berichterstattung herauskristallisiert. Und nicht zuletzt ist die Kennzahl Rahmenvertragsnutzung ein Indikator dafür, wie strategisch ein Einkauf operiert:

Der Begriff Reporting wird oftmals synonym für den Begriff Berichtswesen verwendet. Grundsätzlich unterstützen die Berichte auf allen Ebenen die strategische und operative Unternehmensführung. Das Einkaufsreporting hat die Aufgabe, alle relevanten Informationen für den jeweiligen Einkaufsreporting-Kunden (Einkaufsleiter, Geschäftsführung, Materialgruppenmanager) zur Verfügung zu stellen. Wichtig ist, dass lediglich objektive Wertungen berichtet und subjektive außen vor gelassen werden. Gerade im Bereich Einkaufscontrolling ist es eine besondere Herausforderung, ein Einkaufsreporting aufzubauen, da verschiedene Begriffe mit unterschiedlichen Inhalten belegt sind. Ein einfaches Beispiel ist hier der Begriff Einkaufsvolumen. In einigen Unternehmen wird das Bestellvolumen und in anderen das Rechnungsvolumen als Einkaufsvolumen bezeichnet. (Hier gibt es noch weitere Ausprägungen, die hier nicht näher beschrieben werden sollen.)

Wichtig ist, Begriffe einmal fest zu definieren bzw. ein einheitliches Glossar festzulegen, um so den sprichwörtlichen Vergleich von Äpfeln mit Birnen zu vermeiden. Der Einsatz eines Einkaufsinformationssystems kann hier helfen, indem Berichte automatisiert und einheitlich periodisch erhoben werden.

Inhalte eines Reportings: Siehe Einkaufskennzahlen