Die Balanced Scorecard (wörtlich: ausgewogene Bewertungskarte) ist ein ganzheitliches Kennzahlensystem zur Umsetzung der Unternehmensstrategie. Dies lässt sich auch auf den Einkauf übertragen. Die strategischen Ziele des Einkaufs werden innerhalb eines Einkaufskennzahlen-Systems dargestellt und entsprechende Zielgrößen für die jeweilige Einkaufskennzahl definiert. Entsprechend eines vorher definierten Reporting-Zeitraumes wird die Zielerreichung dieser Einkaufskennzahlen überprüft und bei Abweichungen von den Zielen Maßnahmen beschlossen und umgesetzt.
Grundsätzlich: Die Balanced Scorecard dient als Führungsinstrument zur ausgewogenen Ausrichtung der strategischen Ziele. Wichtig: Diese Ziele müssen messbar und mit Maßnahmen hinterlegbar sein. Ziel: Tun wir im Einkauf das Richtige abgeleitet aus den Unternehmenszielen? z. B. Steigerung des Auslandssourcing um 5%
Messbare Maßnahme: Sind unsere Maßnahmen und Konzepte geeignet, um diese 5% zu erreichen?
Voraussetzungen einer wirkungsvollen BSC
1. Kenntnis der Unternehmensstrategie
2. Entwicklung einer passenden Einkaufsstrategie mit geeigneten Zielen
3. Bekanntgabe dieser Ziele und Operationalisierung
4. Ableitung von konkreten Maßnahmen und Zielwerten für den Einkauf
5. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Einkaufsstrategie und aller nachfolgenden Schritte
Dimensionen und strategische Ziele des Einkaufs
- Finanzen
- Interne Kunden
- Lieferanten
- Prozesse
- Potenziale
Benchmarking heißt Lernen von den Besten oder die Suche nach den besten Praktiken, die zu Spitzenleistungen führen. Benchmarking bedingt, die eigene Leistung zu messen, und als Referenzpunkt zum Vergleich mit „Best Practise“ zu verwenden. Im strategischen Einkauf wird u. a. unterschieden nach Preis-Benchmarking oder Prozess-Benchmarking.
Außerdem kann ein Benchmarking auch zwischen verschiedenen Unternehmenteilen erfolgen (internes Benchmarking). Gerade das interne Benchmarking von Einkaufspreisen, MKV oder von anderen Einkaufskennzahlen liefert häufig gute Erkenntnisse, die zu einer schnellen Optimierung führten. Ein weiterer wichtiger Aspekt im Bereich Lieferantenbenchmarking gerade dann wenn der Bezug zu einem Marktindex nicht herstellbar ist, ist der Benchmark innerhalb einer Warengruppe. Dabei dient die durchschnittliche Preisentwicklung als Richtwert für den Index.
Der Begriff Berichtswesen wird auch synonym für den Begriff Reporting verwendet. Im Einkauf unterstützt ein regelmäßiges Einkaufsreporting die strategischen und operativen Einkaufstätigkeiten. Ein Einkaufsreporting muss in seinem Detaillierungsgrad, dem Inhalt und der Aufbereitung dem jeweiligen Empfängerkreis (Vorstand, Einkaufsleiter, strategischer Einkäufer) und Verwendungszweck (monatliches Einkaufsreporting, Ad-hoc-Bericht) angemessen sein.
Einkaufscontrolling oder auch Beschaffungscontrolling ist ein Spezialgebiet innerhalb des Controllings, das sich direkt um die Belange des Einkaufs bzw. der Materialwirtschaft kümmert. Wie im klassischen Controlling auch handelt es sich um ein umfassendes Steuerungs- und Koordinationskonzept – hier insbesondere zur Unterstützung des Einkaufs. Die „Disziplin“ Beschaffungscontrolling wurde Ende der 1980er Jahre entwickelt und eingeführt. Dies ging einher mit einer stetig steigenden Bedeutung des Einkaufs innerhalb der Unternehmen verbunden mit zunehmend verschärften Wettbewerbsbedingungen auf der Marktseite. Gerade bei den produzierenden Bereichen, hier vor allem die Automobilzulieferindustrie und Serienhersteller, fand das Konzept seine ersten Anwender. Mittlerweile kann es sich kaum ein Unternehmen mehr leisten, mit Beschaffungscontrolling nicht permanent nach Einsparpotenzialen zu suchen und diese zu nutzen. Das Beschaffungscontrolling hat also einen direkten positiven Einfluss auf den Ergebnisbeitrag von Unternehmen.
Ziele des strategischen Einkaufs für ein Beschaffungscontrolling:
- Aufbau und Betrieb eines Beschaffungscontrollings (Organisation, Abläufe, Systeme)
- Definition der Inhalte und Kennzahlen – passend zu den unternehmensweiten Zielgrößen
- Steuerung und Unterstützung des Einkaufs anhand definierter Zielgrößen
- Aufbau eines standardisierten Einkaufsreportings
- Erstellung von Ad-hoc-Auswertungen nach Bedarf
Die im Beschaffungscontrolling angewandten Kennzahlen sind speziell auf die Beschaffung und dort im Wesentlichen auf den Strategischen Einkauf ausgerichtet. Sie umfassen Kennzahlen zu Kostenreduzierungen und Savings, aber auch zu Bereichen wie Einhaltung von Compliance Richtlinien, Einkaufsprozesse und Automatisierung, Entwicklung von Einkaufsvolumen und Gesamtausgaben des Unternehmen (Spend), Anwendung von Liefer- und Zahlungskonditionen, Working Capital, Qualität, Liefertreue, Lieferantenbewertung und u.v.m.. Das Einkaufscontrolling wird im englischen Sprachraum auch als Procurement Performance Management bezeichnet.
Siehe auch:
ABC-Anabcalyse
Balanced Scorecard
Berichtswesen
Cashout Quote
Einkauserfolg
Einkaufskennzahlen
Einkaufsplanung
KPI
Von Budget-Einsparungen spricht man, wenn der Einkauf des Unternehmens weniger ausgegeben hat als das im Budget festgelegt war. Bei diesem Effekt handelt es sich so um GuV-relevante Einsparungen.
