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Das Einkaufsbudget oder auch Beschaffungsbudget ist das Budget der geplanten Periode für die Beschaffungsaktivitäten innerhalb eines Sachkontos oder einer Kostenstelle.

Der Begriff Einkaufscheck oder Einkaufsdiagnose ist die Möglichkeit für den strategischen Einkauf, durch eine vollständige Transparenz über das Einkaufsgeschehen Kostenreduzierungspotenziale im Einkauf schnell und einfach zu identifizieren. Themengebiete dabei können bspw. folgende sein.

untersucht. Oftmals wird dies sehr viel komplizierter, wenn Daten aus unterschiedlichen Systemen in einem Einkaufsinformationssystem zusammengefasst werden sollen. Allerdings lässt sich dies mit einem fortschrittlichen Einkaufsinformationssystem innerhalb weniger Tage bewerkstelligen. Die Voraussetzung sind bereinigte Daten (Siehe Content Management).

Einkaufscontrolling oder auch Beschaffungscontrolling ist ein Spezialgebiet innerhalb des Controllings, das sich direkt um die Belange des Einkaufs bzw. der Materialwirtschaft kümmert. Wie im klassischen Controlling auch handelt es sich um ein umfassendes Steuerungs- und Koordinationskonzept – hier insbesondere zur Unterstützung des Einkaufs. Die „Disziplin“ Einkaufscontrolling wurde Ende der 1980er Jahre entwickelt und eingeführt. Dies ging einher mit einer stetig steigenden Bedeutung des Einkaufs innerhalb der Unternehmen verbunden mit zunehmend verschärften Wettbewerbsbedingungen auf der Marktseite. Gerade bei den produzierenden Bereichen, hier vor allem die Automobilzulieferindustrie und Serienhersteller, fand das Konzept seine ersten Anwender. Mittlerweile kann es sich kaum ein Unternehmen mehr leisten, mit Einkaufscontrolling nicht permanent nach Einsparpotenzialen zu suchen und diese zu nutzen. Einkaufscontrolling hat also einen direkten positiven Einfluss auf den Ergebnisbeitrag von Unternehmen. Ziele des strategischen Einkaufs für ein Einkaufscontrolling:

Die im Einkaufscontrolling angewandten Kennzahlen sind speziell auf die Beschaffung und dort im Wesentlichen auf den Strategischen Einkauf ausgerichtet. Sie umfassen Kennzahlen zu Kostenreduzierungen und Savings, aber auch zu Bereichen wie Einhaltung von Compliance Richtlinien, Einkaufsprozesse und Automatisierung, Entwicklung von Einkaufsvolumen und Gesamtausgaben des Unternehmen (Spend), Anwendung von Liefer- und Zahlungskonditionen, Working Capital, Qualität, Liefertreue, Lieferantenbewertung und u.v.m.. Das Einkaufscontrolling wird im englischen Sprachraum auch als Procurement Performance Management bezeichnet.

Der Begriff Einkaufserfolg vereint als Sammelbegriff verschiedene Kennzahlen, die Performanceverbesserungen im Einkauf darstellen. Es handelt sich im weitesten Sinne bereits dann um einen Erfolg, wenn sich eine relevante Kennzahl betriebswirtschaftlich positiv entwickelt hat. Im engeren Sinne hingegen versteht man unter einem Einkaufserfolg sowohl Kostenreduzierungen als auch Kostenverhinderungen.  Ein weiterer Aspekt ist die Verbesserung von Liquidität bzw. Working Capital.

Die Erfolgsmessung ist das wichtigste Bindeglied zwischen dem Einkauf und der Finanzabteilung.

Die Messung des Einkaufserfolgs sollte über ein spazialiertes und auch standardisiertes System wie dem WebCIS (Link einbauen.) von SoftconCIS erfolgen. Solche Systeme enthalten neben Savings- und Spend Analytics Auswertungen auch zahlreiche Reports und KPI (Link zu unseren Krennzahlen beim WebCIS) zur fortfahrenden und automatisierten Messung Einkaufsleistungen. Die Erfolgsmessung unterliegt dem Aufgabenbereich des Einkaufscontrollings und ist damit ein Sektor des Strategischen Einkaufs.

Ein Einkaufsinformationssystem ist ein umfassendes Steuerungsinstrument für den strategischen Einkauf. Die in der Beschaffung eingesetzten ERP-Systeme (z.B. SAP, Infor etc.) generieren zwar umfangreiche Daten über die operativen Beschaffungstransaktionen, liefern dem strategischen Einkauf damit aber kaum Unterstützung bei der Gestaltung von Einkaufsstrategien oder der Abwicklung eines standardisierten Einkaufsreportings. Fortschrittliche Einkaufsinformationssysteme liefern die für das Reporting bzw. den strategischen Einkauf benötigten Einkaufskennzahlen auf Knopfdruck und schaffen so die Zeit, um durch strategische Maßnahmen nachhaltig Einsparpotenziale zu generieren.

Kennzahlen im Einkauf decken alle für ein Beschaffungscontrolling relevanten Analysebereiche ab, wie

Eine weitergreifende Übersicht gibt es hier

Als Einkaufsplanung bezeichnet man die Planung und Dokumentation künftiger Einkaufs-Aktivitäten und -Maßnahmen. Dabei wird zwischen operativer (Planung direkter Wertfelder oder KPI´s) und strategischer Planung unterschieden. Zur Einkaufsplanung gehören neben der Budgetplanung auch das Forecasting von Kennzahlen wie Einkaufsvolumen und Einsparungen. Bei der Planung des Einkaufsvolumens kann eine Mengen- und eine Preisplanung separat erfolgen.

Grundsätzlich sollten alle Planziele der strategischen und operativen Einkaufsplanung weitestgehend objektiv messbar und für Zielsetzungen im Einkauf geeignet sein. Eine Überprüfung sollte zu einem definierten Zeitraum in Form einer Soll-/Plan-/Ist-Abweichungsanalyse erfolgen.

Die strategische Planung der Einkaufsmaßnahmen und deren Ergebnisse (z. B. eine Lieferantenverhandlung) sind insbesondere wichtig, um Einsparungen planen und messen zu können.